Ähnlich, wie die CTI Integration in CRM Systeme sämtliche Kundendaten liefert bevor ein Telefonanruf angenommen wird, ist diese Funktionalität heute auch beim Erhalt einer e-Mail wichtig.

E-mail ist heute die häufigste Kommunikationsform zwischen Kunden und Lieferanten. Daraus resultiert, dass sich moderne CRM Systeme operativ und nahtlos vor allen in die Mailsysteme der Unternehmen integrieren müssen. Dadurch wird der der tägliche Arbeits- und Informationsfluss vom und zum Interessenten oder Kunden effizient unterstützt.

Dabei bedeutet e-mail zentrisches arbeiten die vollständige Integration von CRM Software und dem e-mail System. Noch bevor eine e-mail gelesen wird, werden dem Anwender in seiner vertrauten Oberfläche des Mailsystems alle relevanten Informationen zum Absender aus dem CRM System angezeigt. Dies sind neben wichtigen Stammdaten auch Informationen über die letzten Aktivitäten mit dem Ansprechpartner.  Blättert der Anwender durch seine erhaltenen Mails, erhält er automatisch zu jeder Mail die relevanten Informationen aus dem CRM System angezeigt, ohne dass er die Mail öffnen oder diese Funktion extra starten muss. Alle Informationen sind in Verbindung mit dem wichtigsten Kommunikationsmedium sofort und automatisch verbunden und werden sofort angezeigt.

Ausgehende e-mails werden direkt aus dem CRM System versandt und dem Kunden zugeordnet. Dabei wird natürlich die Anrede automatisch berechnet und die Mail mit dem persönlichen Abspann des Anwenders erstellt. Nach dem Senden der e-mail ist diese direkt in der elektronischen Kundenakte gespeichert. Eingehende Mails werden automatisch oder manuell  der Kundenakte oder einem Projekt im CRM System zugeordnet.

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